Umowa kupna-sprzedaży samochodu między osobami prywatnymi mieści się na jednej kartce, ale błąd w niej potrafi kosztować: podatkiem, mandatem z cudzego fotoradaru albo sporem o wady. Poniżej pokazujemy pole po polu, co wpisać, z przykładami, a gotowy wzór umowy pobierzesz za darmo w PDF.
W skrócie: spisz umowę w dwóch egzemplarzach i przepisuj dane z dokumentów, nie z pamięci: VIN, numer rejestracyjny, stan licznika. Wpisz cenę cyfrowo i słownie, datę i godzinę wydania auta oraz znane wady. Podpisują wszyscy właściciele z dowodu rejestracyjnego i wszyscy kupujący. Notariusz nie jest potrzebny.
Pobierz wzór umowy kupna-sprzedaży pojazdu
- strona 1 – umowa gotowa do wypełnienia długopisem,
- strona 2 – ściągawka „co dalej” dla kupującego i sprzedającego.
Kiedy potrzebujesz umowy i ile egzemplarzy
Umowę spisujesz, gdy kupujesz albo sprzedajesz auto od osoby prywatnej. Gdy komis albo dealer sprzedaje swoje auto, dostajesz fakturę VAT albo VAT-marża i umowa nie jest potrzebna. Gdy komis tylko pośredniczy, umowę zawierasz z właścicielem auta.
- Kiedy auto zmienia właściciela? Z chwilą zawarcia umowy – umowa sprzedaży rzeczy oznaczonej co do tożsamości przenosi własność na kupującego (art. 155 § 1 Kodeksu cywilnego). Od tej minuty auto jest jego.
- Forma. Wystarczy zwykła umowa na piśmie, podpisana przez strony. Może być odręczna. Wzór pomaga po prostu niczego nie pominąć.
- Egzemplarze. Dwa jednobrzmiące – po jednym dla sprzedającego i kupującego. Gdy po którejś stronie jest kilka osób, przygotuj egzemplarz dla każdej z nich.
- Kopia w telefonie. Po podpisaniu zróbcie zdjęcie albo skan. Przyda się przy PCC-3, rejestracji i zgłoszeniu zbycia przez internet.
Pole po polu: co wpisać
Tabela odpowiada kolejności pól w naszym wzorze PDF. Przykłady są zmyślone – wpisz swoje dane.
| Pole umowy | Co wpisać | Przykład |
|---|---|---|
| Data zawarcia umowy | dzień podpisania – faktyczny, nie „wygodny” | 7.11.2026 |
| Godzina | godzina podpisania umowy | 16:40 |
| Miejscowość | miejscowość, w której podpisujecie umowę | nazwa miejscowości |
| Imię i nazwisko (sprzedający, kupujący) | jak w dowodzie osobistym; firma – pełna nazwa | Jan Nowak |
| Adres | adres zamieszkania; firma – adres siedziby | ul. Polna 5, kod pocztowy, miejscowość |
| PESEL (firma: NIP) | 11 cyfr z dowodu osobistego; firma – NIP albo REGON | 11 cyfr – sprawdź dwa razy |
| Dowód osobisty – seria i nr | trzy litery i sześć cyfr z dowodu | ABC 123456 |
| Marka i model | z dowodu rejestracyjnego – pola D.1 i D.3 | tak jak w dowodzie |
| Rok produkcji | z dowodu rejestracyjnego albo raportu Historia Pojazdu | 2017 |
| Numer VIN | 17 znaków z pola E dowodu, sprawdzonych z numerem na nadwoziu | 17 znaków, bez liter O, I i Q |
| Numer rejestracyjny | z pola A dowodu, zgodny z tablicami | jak na tablicach |
| Nr karty pojazdu | tylko jeśli ją wydano – od 4 września 2022 r. urzędy jej nie wydają | „nie wydano” |
| Stan licznika | odczyt z licznika w chwili podpisania | 148 320 km |
| Znane wady i uszkodzenia (§ 2) | konkretnie, każda osobno – albo słowo „brak” | wgniecenie tylnych lewych drzwi, nie działa klimatyzacja |
| Cena (zł) | kwota, którą kupujący faktycznie płaci | 24 900 |
| Słownie | ta sama kwota słowami | dwadzieścia cztery tysiące dziewięćset złotych |
| Sposób zapłaty (§ 3) | gotówka albo przelew – z numerem konta i terminem | przelew natychmiastowy w dniu umowy |
| Polisa OC (§ 4) | numer polisy i data jej końca | numer z polisy, ważna do 15.03.2027 |
| Kluczyki – szt. | liczba przekazanych kluczyków | 2 |
| Wydanie pojazdu | data, godzina i stan licznika w chwili wydania | 7.11.2026, 17:05, 148 322 km |
| Uwagi kupującego (§ 5) | usterki, które kupujący zauważył na oględzinach | rysa na tylnym zderzaku, zużyte opony letnie |
| Podpisy | wszyscy sprzedający i wszyscy kupujący, na każdym egzemplarzu | czytelnie |
| Potwierdzenie odbioru ceny | sprzedający przy płatności gotówką | 24 900 zł i podpis |
Dane stron: czy PESEL i dowód osobisty są konieczne
Do ważności umowy wystarczy, że wiadomo, kto sprzedaje, co i za ile. PESEL warto jednak wpisać. Sprzedający ma 14 dni, żeby na piśmie zawiadomić swojego ubezpieczyciela OC o sprzedaży, i musi podać imię, nazwisko, adres i PESEL kupującego (art. 32 ust. 1 i 2 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych). Bez tych danych w umowie będziesz ich szukać po fakcie. Seria i numer dowodu osobistego pozwalają bez wątpliwości ustalić, kto podpisał umowę – porównaj dokument z osobą przy stole.
RODO przy sprzedaży prywatnego auta między dwiema osobami prywatnymi co do zasady nie wymaga dodatkowych klauzul – rozporządzenie nie dotyczy czynności o czysto osobistym charakterze (art. 2 ust. 2 lit. c RODO). Szanuj jednak cudze dane: przepisz je ręcznie, nie fotografuj dowodu osobistego drugiej strony i nie publikuj umowy. Gdy stroną jest firma albo komis, to ona odpowiada za dane i powinna powiedzieć Ci, jak je przetwarza.
Dane auta i cena
Dane auta przepisuj z dowodu rejestracyjnego, nie z ogłoszenia. VIN porównaj z numerem na nadwoziu i tabliczce znamionowej – jak to zrobić, pokazujemy w poradniku jak sprawdzić używane auto przed zakupem. Cenę wpisz cyfrowo i słownie, tę samą kwotę w obu miejscach, bez skreśleń. Zapis słowny utrudnia dopisanie cyfry.
Data i godzina wydania – dlaczego są tak ważne
W dniu sprzedaży autem jeździ i sprzedający, i kupujący. Godzina w umowie rozstrzyga, kto odpowiadał za auto w danej chwili.
- Fotoradar i mandaty. Do czasu zgłoszenia zbycia urząd widzi w ewidencji Ciebie jako właściciela, więc wezwanie z fotoradaru może trafić do Ciebie. Właściciel musi wskazać, komu powierzył auto w danym czasie (art. 78 ust. 4 Prawa o ruchu drogowym). Umowa z godziną to Twój dowód, że o 17:30 auto było już sprzedane.
- Szkody i OC. Polisa OC przechodzi na kupującego razem z autem (art. 31 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych). Godzina w umowie pomaga ustalić, kto był właścicielem i kto prowadził auto, gdy w dniu sprzedaży doszło do szkody, mandatu albo zdjęcia z fotoradaru.
- Terminy. Od daty umowy kupujący liczy 14 dni na PCC-3 i 30 dni na rejestrację, a sprzedający 30 dni na zgłoszenie zbycia.
Nie wpisuj innej daty niż faktyczna – ani wcześniejszej, ani późniejszej. Przestawiona data psuje wszystkie terminy i zostawia lukę, za którą nikt nie chce odpowiadać.
Wady auta: wpisz je, a nie „brak”
Lista wad chroni obie strony. Sprzedający nie odpowiada z tytułu rękojmi za wady, o których kupujący wiedział w chwili zawarcia umowy (art. 557 § 1 Kodeksu cywilnego). Kupujący zyskuje z kolei dowód, co było mu powiedziane, a czego nie.
- Bądź konkretny. „Stuk w zawieszeniu z przodu po prawej” zamiast „auto ma swoje lata”.
- Wyłączenie rękojmi. Między osobami prywatnymi strony mogą rękojmię ograniczyć albo wyłączyć (art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego). Jeśli chcecie to zrobić, dopiszcie to wprost – kupujący musi wiedzieć, na co się zgadza.
- Podstęp nie przejdzie. Wyłączenie rękojmi nie działa, gdy sprzedający podstępnie zataił wadę (art. 558 § 2 Kodeksu cywilnego).
- Uwagi kupującego. Usterki zauważone na oględzinach kupujący wpisuje w § 5 wzoru.
Współwłaściciele, małżonkowie i pełnomocnik
- Kilku właścicieli w dowodzie rejestracyjnym – każdego wpisujesz jako sprzedającego i każdy podpisuje umowę. Dotyczy to też małżonków, którzy oboje figurują w dowodzie.
- Ktoś nie może przyjść? Potrzebne jest jego pisemne pełnomocnictwo do sprzedaży tego auta, z danymi pojazdu. Dołącz je do umowy.
- Kupujecie we dwoje? Wpiszcie obie osoby. Oboje jesteście wtedy podatnikami PCC – drugą osobę dodaje się w załączniku PCC-3/A. Szczegóły w poradniku PCC-3 po zakupie auta.
- Auto ze spadku – sprzedają spadkobiercy, a najpierw trzeba ustalić, kto nimi jest. Opisaliśmy to w poradniku o sprzedaży auta ze spadku.
- Leasing i kredyt – gdy właścicielem w dowodzie jest firma leasingowa albo bank, sprzedający nie może sam sprzedać auta. Sprawę trzeba najpierw załatwić z właścicielem.
Zapłata i protokół wydania auta
Nasz wzór zakłada prostą zasadę: auto wydajesz po zapłacie całej ceny (§ 3).
- Gotówka: przelicz pieniądze przy kupującym. Sprzedający potwierdza odbiór kwoty podpisem pod umową.
- Przelew: wpisz numer rachunku sprzedającego i termin. W tytule przelewu podaj VIN auta. Auto wydawaj dopiero, gdy pieniądze są na koncie – sprawdź to w aplikacji banku, nie na zrzucie ekranu. Więcej w poradniku o bezpiecznej zapłacie przy sprzedaży.
§ 4 wzoru działa jak prosty protokół zdawczo-odbiorczy: zaznaczasz przekazane dokumenty, polisę, kluczyki, godzinę wydania i stan licznika. Osobny protokół podpiszcie, gdy auto wydajecie innego dnia niż umowa albo przekazujecie więcej rzeczy, np. drugi komplet kół. Wpiszcie w nim datę i godzinę wydania, stan licznika, listę rzeczy i uwagi o stanie auta, a do tego dołączcie zdjęcia.
Błędy, które kosztują
| Błąd | Skutek | Jak uniknąć |
|---|---|---|
| Zaniżona cena „dla podatku” | PCC liczy się od wartości rynkowej; urząd może wezwać kupującego do jej podwyższenia, a przy wycenie biegłego wyższej o ponad 33% kupujący płaci też za opinię (art. 6 ust. 3 i 4 ustawy o PCC). W sporze o wady trudno udowodnić, że zapłaciłeś więcej niż w umowie. | wpisz cenę, którą naprawdę płacisz |
| Brak godziny | spór o mandat albo szkodę z dnia sprzedaży | wpisz godzinę podpisania i wydania |
| Literówka w VIN | umowa opisuje inne auto – kłopot w urzędzie skarbowym i wydziale komunikacji | przepisz z dowodu i porównaj z nadwoziem |
| Brak podpisu współwłaściciela | współwłaściciel nie zgodził się na sprzedaż – kupujący ma problem z własnością i rejestracją | podpisują wszyscy właściciele z dowodu albo pełnomocnik |
| „Wady: brak”, choć wada jest znana | wyłączenie rękojmi nie chroni przy podstępnym zatajeniu wady | wpisz każdą znaną wadę |
| Umowa podpisana wcześniej przez nieobecnego „właściciela” | w razie kłopotów prawdziwy właściciel może się jej wyprzeć | podpisuj z właścicielem albo z jego pełnomocnikiem |
Co po podpisaniu umowy
| Kto | Co | Termin |
|---|---|---|
| Kupujący | deklaracja PCC-3 i 2% wartości rynkowej (gdy wartość przekracza 1000 zł) | 14 dni od umowy |
| Kupujący | wniosek o rejestrację auta na siebie | 30 dni od zakupu |
| Kupujący | sprawdzenie OC – polisa sprzedającego przechodzi na Ciebie | od razu |
| Sprzedający | zawiadomienie ubezpieczyciela OC o sprzedaży, z danymi kupującego | 14 dni |
| Sprzedający | zgłoszenie zbycia w wydziale komunikacji albo przez internet | 30 dni – inaczej 250 zł kary |
Kupujący znajdzie całą kolejność z kalkulatorem terminów w poradniku kupiłeś auto od osoby prywatnej – co dalej. Sprzedający – w artykule o zgłoszeniu zbycia pojazdu.
Najczęstsze pytania
Czy umowa kupna-sprzedaży samochodu musi być u notariusza?
Nie. Przy sprzedaży auta wystarczy zwykła umowa na piśmie podpisana przez strony. Może być odręczna albo na gotowym wzorze.
Ile egzemplarzy umowy kupna-sprzedaży auta?
Dwa – po jednym dla sprzedającego i kupującego. Gdy po którejś stronie jest kilka osób, warto przygotować egzemplarz dla każdej z nich.
Czy w umowie kupna-sprzedaży trzeba podać PESEL?
Nie jest warunkiem ważności umowy, ale się przydaje. Sprzedający musi podać PESEL kupującego, zawiadamiając ubezpieczyciela OC o sprzedaży.
Po co godzina w umowie kupna-sprzedaży samochodu?
Żeby było jasne, kto odpowiadał za auto w dniu sprzedaży – np. przy zdjęciu z fotoradaru albo szkodzie tego samego dnia.
Czy oboje małżonkowie muszą podpisać umowę sprzedaży auta?
Jeśli oboje są wpisani w dowodzie rejestracyjnym jako właściciele – tak, albo jedno podpisuje z pisemnym pełnomocnictwem drugiego.
Kto płaci podatek od umowy kupna-sprzedaży samochodu?
Kupujący: 2% wartości rynkowej auta, gdy przekracza ona 1000 zł. Deklarację PCC-3 składa i podatek płaci w 14 dni od podpisania umowy.
Źródła: Kodeks cywilny (Dz.U. 2026 poz. 795), Kodeks cywilny, art. 557, Kodeks cywilny, art. 558, ustawa o ubezpieczeniach obowiązkowych, art. 32, Prawo o ruchu drogowym, art. 78, ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych (Dz.U. 2026 poz. 191), RODO, art. 2. Stan na 31.10.2026.